Corporate Governance Inside Legislation & Jurisdiction
Digitalisierung der Governance: die virtuelle Hauptversammlung – ein Modell auch für die Zukunft?
Nach neuem Gesetzentwurf kann die Hauptversammlung bis zum Geschäftsjahresende verschoben werden oder virtuell stattfinden.
Im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie hat der Gesetzgeber unter anderem die Möglichkeit geschaffen, eine Hauptversammlung rein virtuell durchzuführen und damit mit einem bisher unumstößlichen Prinzip des Aktienrechts gebrochen, der Präsenzversammlung. Er hat damit eine Basis gelegt für die Hauptversammlung 4.0 – doch was genau heißt das?
Den Beschlüssen der Aktionäre und damit der Hauptversammlung, in der diese Beschlüsse gefasst werden, kommt eine zentrale Bedeutung in der gesamten Governance-Struktur der Aktiengesellschaft zu. Das gilt, obwohl die Aktionäre nach der Systematik des Aktiengesetzes – anders als früher – keine Allzuständigkeit für sämtliche Angelegenheiten der AG haben und sie insbesondere für Beschlüsse über das Tagesgeschäft in der Regel nicht zuständig sind. Ihre Bedeutung resultiert daraus, dass die Hauptversammlung über die Wahl des Aufsichtsrats nicht nur mittelbar die Personalpolitik der Gesellschaft bestimmt. Sie beschließt auch über wichtige Strukturmaßnahmen, entscheidet über Kapitalerhöhungen und über die Bestellung des Abschlussprüfers oder fasst den Gewinnverwendungsbeschluss. Der Aktionärskreis der meisten deutschen börsennotierten Aktiengesellschaften ist breit gestreut und – bei allen Unterschieden im Detail – in der Regel nicht auf die Region oder Deutschland beschränkt, sondern international zusammengesetzt. Gleichwohl geht das Aktiengesetz bisher davon aus, dass eine Hauptversammlung als Präsenzversammlung abzuhalten ist. Die Stimmen der nicht anwesenden Aktionäre können dabei über Bevollmächtigte und Stimmrechtsvertreter abgegeben werden. Nur sofern die Satzung der Gesellschaft dies ausdrücklich vorsieht oder den Vorstand dazu ermächtigt, kann die Hauptversammlung auch live übertragen werden und können die Aktionäre per Briefwahl abstimmen oder per elektronischer Kommunikation ihre Rechte ausüben, ohne präsent zu sein. Besonders verbreitet ist insbesondere Letzteres nicht. Angesichts der COVID-19-Pandemie und der damit im Zusammenhang stehenden Beschränkungen und Verbote, größere Veranstaltungen durchzuführen, hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ – zeitlich zunächst befristet auf das Jahr 2020, verbunden mit der Option, dies ggf. noch um ein weiteres Jahr zu verlängern – im Wesentlichen zwei zentrale Änderungen eingeführt, die die Hauptversammlung betreffen: zum einen die Möglichkeit, die Hauptversammlung bis zum Geschäftsjahresende zu verschieben, und zum anderen die Möglichkeit der virtuellen Versammlung. Verschiebung der Hauptversammlung Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit eröffnet, die Hauptversammlung bis zum Geschäftsjahresende, d.h. in der Regel bis zum 31. Dezember 2020, durchzuführen und sie nicht – wie sonst – schon bis zum 31. August abhalten zu müssen. Aufgrund europarechtlicher Vorgaben gilt dies aber nicht für die SE. Für Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien eröffnet diese Regelung aber die Möglichkeit, nach einem erhofften Abflauen der Pandemie und weiteren Lockerungen die Hauptversammlung „wie gehabt“ als Präsenzversammlung durchzuführen. Auch ohne ausdrückliche satzungsmäßige Ermächtigung kann dabei mit Zustimmung des Aufsichtsrats etwa die Stimmabgabe per Briefwahl oder die elektronische Teilnahme ermöglicht werden. Bei dem binnen weniger Tage verabschiedeten COVID-19-Pandemiegesetz gibt es allerdings einige juristische Unklarheiten, die bei einem solchen Hauruck-Verfahren nun einmal entstehen. Nicht verschoben hat der Gesetzgeber nämlich etwa die Frist, in der die Entlastung der Organmitglieder zu erfolgen hat. Hierüber ist gemäß § 120 Abs. 1 AktG nach wie vor in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres zu beschließen, also in der Regel bis Ende August. In der juristischen Literatur wird daher vertreten, dass die im Jahr 2020 endende Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder spätestens am 31. August 2020 endet – selbst wenn die Hauptversammlung mit einer Neuwahl erst danach stattfinden darf. Diese Auffassung mag nicht überzeugen – aber die Risiken eines nicht ordnungsgemäß besetzten Aufsichtsrats sind für eine Aktiengesellschaft immens – erst recht in einer durch die COVID-19-Pandemie ausgelösten Unternehmenskrise.
Virtuelle Hauptversammlung Nicht nur vor dem eben beschriebenen juristischen Hintergrund und weil Großveranstaltungen aktuell noch weiterhin bis Ende August verboten sind, lohnt sich ein Blick auf die andere – ebenfalls nur vorübergehende – Neuerung des Gesetzes, die virtuelle Hauptversammlung. Sie ermöglicht es nämlich, Kosten zu sparen, die sonst mit der Präsenzversammlung verbunden sind. Mit der virtuellen Hauptversammlung ermöglicht der Gesetzgeber in diesem Jahr eine Hauptversammlung ganz ohne Präsenz der Aktionäre. Diese haben dabei weder die Möglichkeit noch das Recht, physisch daran teilzunehmen. Sofern der Aufsichtsrat dem ebenfalls zustimmt, ist dieser vollständige Ausschluss einer Präsenzsitzung zulässig, wenn die gesamte Versammlung in Bild und Ton übertragen wird, die Aktionäre ihre Stimme elektronisch und per Vollmacht abgeben können, ein elektronisches Fragerecht gewährt wird und alle, die ihre Stimme abgegeben haben, auch elektronisch Widerspruch gegen die Beschlussfassungen einlegen können. Zudem ist eine Einberufung mit einer Frist von drei Wochen möglich, was den Vorlauf erheblich verkürzt. Die Möglichkeit der elektronischen Stimmabgabe kann entweder im Wege einer elektronischen Teilnahme oder einer Briefwahl (mittels elektronischer Kommunikation) erfolgen. Die elektronische Teilnahme setzt eine „echte“ interaktive Zwei-Wege-Verbindung in Echtzeit voraus, über die der Aktionär seine Rechte selbst ausüben kann; der Aktionär gilt insoweit als in der Versammlung anwesend. Alle anderen Formen der Stimmabgabe gelten als Briefwahl, die der Gesetzgeber ausdrücklich ebenfalls für zulässig erachtet hat und von der nahezu ausnahmslos alle Gesellschaften bei ihrer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch machen. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung hat der Gesetzgeber die Teilnahmerechte der Aktionäre relativ weit beschnitten. So kann verlangt werden, dass Fragen vorher eingereicht werden, und müssen auch nur ausgewählte Fragen beantwortet werden. Es zeigt sich aber, dass dies nicht zwingend ein Nachteil für die Aktionäre sein muss, auch wenn die Gelegenheit fehlt, Nachfragen zu stellen und die Verwaltung sich die zu beantwortenden Fragen nach pflichtgemäßem Ermessen selbst aussuchen kann. Denn anders als in der hektischen Vor-Ort-Hauptversammlungssituation kann dieser Vorlauf zu besseren und erschöpfenderen Antworten führen, die für alle Aktionäre relevantere Aspekte behandeln. Gegenanträge oder Gegenwahlvorschläge müssen nach dem Gesetz in der Hauptversammlung nicht gestellt werden können. So können sie zwar angekündigt werden, aber gleichwohl in der Hauptsammlung nicht zur Abstimmung stehen. Einige Gesellschaften kommen ihren Aktionären hier allerdings entgegen. Sie verzichten in den Einladungen z.B. darauf, dass die Anträge in der Hauptversammlung gestellt werden müssen. Sie ordnen an, dass ein Gegenantrag als gestellt gilt, wenn er rechtzeitig angekündigt und der Aktionär, der ihn angekündigt hat, zu der Hauptsammlung angemeldet ist. Der Gesetzgeber hat den Anwendungsbereich der virtuellen Hauptversammlung im Gesetz nicht auf bestimmte Beschlussgegenstände beschränkt oder bestimmte Tagesordnungspunkte aus dem Anwendungsbereich ausgenommen. Gleichwohl wird von einigen Aktionären in Zweifel gezogen, dass auch Strukturmaßnahmen im Wege einer virtuellen Hauptversammlung beschlossen werden dürfen, bei der Diskussionen und Nachfragen nicht vorgesehen sind. Die technische Abwicklung einer solchen virtuellen Hauptversammlung bieten die meisten Hauptversammlungsdienstleister mit an. In der Regel können sie dabei auf ihre ohnehin schon bestehende Infrastruktur und technischen Lösungen zurückgreifen, die nur geringfügig ergänzt bzw. angepasst werden mussten. Die bei einer virtuellen Hauptversammlung naheliegenden Fragen etwa nach der Datensicherheit oder der Stabilität und Sicherheit des Systems sind daher im Ergebnis nicht neu. Gleichwohl muss natürlich bei einer online durchgeführten Versammlung die Identifikation der Aktionäre sichergestellt sein und dafür Sorge getragen werden, dass sie etwa ihre Stimmen abgeben können oder dass sie Weisungen an die benannten Stimmrechtsvertreter erteilen können. Zum Schutz der Hauptversammlung hat der Gesetzgeber zudem vorgesehen, dass eine Anfechtung insbesondere nicht auf technische Schwierigkeiten der Aktionäre gestützt werden kann – sei es bei dem Empfang der Übertragung, sei es bei der Stimmabgabe. Schließlich gilt, dass im Rahmen des § 130 AktG auch eine virtuelle Hauptversammlung beurkundet werden muss. Dies setzt nach ganz überwiegender Ansicht voraus, dass sich zumindest auch der Notar an dem Ort aufhält, an dem der Versammlungsleiter die Hauptversammlung leitet. Auch die Stimmrechtsvertreter sollten wohl an diesem Ort sein. Die (übrigen) Aufsichtsratsmitglieder müssen nicht anwesend sein; sie können auch zugeschaltet werden. Auch bei den Vorstandsmitgliedern, die ebenfalls an der Versammlung teilnehmen müssen, wird man wohl davon ausgehen müssen, dass es rechtlich zulässig ist, sie zuzuschalten.
Schlussbemerkung
Es ist zu konzedieren, dass die virtuelle Hauptversammlung „aus der COVID-19-Pandemie-Not“ geboren ist. Aber angesichts der immer internationaler werdenden Aktionärsstruktur und des Bestrebens, für die Aktionäre die Teilnahme zu erleichtern, sollte die Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung auch mittelfristig als Option zur Verfügung stehen.
Das vorliegende Gesetz enthält viele gute, praktikable und ausgewogene Ansätze, die zeigen, wie eine virtuelle Hauptversammlung auch in der Post-COVID-19-Ära aussehen könnte. Im Detail werden sich hier sicherlich noch Veränderungen ergeben – etwa mit Blick auf die Möglichkeit und Voraussetzungen, Gegenanträge stellen zu können.
Auch die Frage, ob und wie es den Aktionären ermöglicht werden kann, Nachfragen zu stellen, wird bei der Diskussion sicher eine Rolle spielen. Aber insgesamt zeigt sich, dass die weitere Digitalisierung auch vor der Hauptversammlung nicht haltmachen wird – oder um es mit den Worten von Herrn Dr. Johannes Teyssen, Vorstandsvorsitzender der E.ON SE, zu sagen:
„Sicher kann und muss das Format noch weiterentwickelt werden und hat noch deutlichen Raum für Verbesserungen. Ich werbe aber ausdrücklich dafür, den Weg für eine modernere und zeitgerechtere Hauptversammlung zu suchen. Vielleicht hilft dabei ein Motto aus unseren Integrationsarbeiten bei EON und innogy: ,Best of both worldsʻ, also das Beste aus der alten Präsenzkultur und das Beste aus der neuen, digital unterstützten Online-Kultur anzustreben.“*
*Quelle: Dr. Johannes Teyssen, Vorstandsvorsitzender der E.ON SE, zitiert aus dem Manuskript der Rede des Vorstandsvorsitzenden anlässlich der virtuellen Hauptversammlung der E.ON SE vom 28.5.2020.
Dr. Volker Schulenburg Partner Corporate/M&A, Deloitte Deutschland
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