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Die Befristete Senkung der Umsatzsteuer – nach der Senkung ist vor der Erhöhung – eine Checkliste

2020 war und ist auch für die Wirtschaft kein Jahr wie jedes andere. Die COVID-19-Pandemie hat vieles verändert und alle Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt. Dazu gehören auch die Hilfsmaßnahmen der Bundesregierung – hier seien neben Kurzarbeitergeld und Überbrückungshilfe v.a. die steuerlichen Maßnahmen im Rahmen der sog. Konjunkturpakete genannt. Die aus steuerlicher Sicht wichtigste Regelung ist die in der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland bislang einmalige Senkung der Umsatzsteuersätze.

Seit dem 1. Juli 2020 gelten in Deutschland befristet bis zum 31. Dezember 2020 die reduzierten Umsatzsteuersätze von 16 (statt 19%) und 5 Prozent (statt 7%). Was für die Verbraucher simpel scheint, bedeutet für die Unternehmen einen enormen Aufwand. Es gehen hiermit umfangreiche Anpassungen in Kassen-, Buchhaltungs- und ERP-Systemen einher, die nicht nur extrem kurzfristig umzusetzen waren – zwischen der Verkündung des Gesetzes und dem ersten Geltungstag lag genau ein Werktag –, sondern auch schon bald wieder rückgängig gemacht werden müssen, und zwar zu einer Zeit, die für einen Großteil der Unternehmen mit den Arbeiten zur Vorbereitung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses zusammenfällt.

Um die Systeme sinnvoll anpassen zu können, waren im Vorfeld diverse inhaltliche Fragen zur umsatzsteuerlichen Behandlung zu klären, die bedingt durch den kurzen Geltungszeitraum ohne die Senkung der Steuersätze z.T. gar nicht aufgetreten wären. Dreh- und Angelpunkt für die Anwendung des korrekten Umsatzsteuersatzes ist der Zeitpunkt, an dem eine Leistung aus steuerlicher Sicht als erbracht gilt. Beim Handel mit Waren oder unmittelbar verbrauchten Dienstleistungen ist dieser noch verhältnismäßig einfach zu ermitteln. Bei Dienstleistungen und (Bau-)Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken oder dauerhaft erbracht werden, gestaltet sich die Bestimmung schon schwieriger. Der Komplexitätsgrad erhöht sich in allen Fällen noch, wenn die Leistungen in Teilen erbracht werden und im Vorfeld Anzahlungen geleistet oder Vorausrechnungen (z.B. für ein ganzes Jahr) erteilt werden. All dies muss über die Systemlandschaft des Unternehmens ordnungsgemäß abgebildet werden – angefangen beim Bestelleingang über die Rechnungslegung bis zur Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Aber auch auf der Eingangsseite ist erhöhte Sorgfalt gefragt. Aus Rechnungen mit einem zu hohen Steuerausweis ist kein vollständiger Abzug der Umsatzsteuer als Vorsteuer möglich. Sind Unternehmen nicht oder nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt, geht bei zu hoch ausgewiesener Umsatzsteuer der Vorteil der Kostenersparnis verloren. Das Risiko, im zweiten Halbjahr 2020 fehlerhafte Rechnungen zu erhalten, ist hoch. Vorschläge für pragmatische Lösungen im B2B-Geschäft zwecks Risikominimierung (Ausweis des höheren Umsatzsteuersatzes bei gleichzeitigem Vorsteuerabzug für den Empfänger) waren von der Wirtschaft im Vorfeld adressiert worden, sind von der Finanzverwaltung aber nur als kurze Übergangslösung für den Monat Juli 2020 zugelassen worden.

Das Risiko, im zweiten Halbjahr 2020 fehlerhafte Rechnungen zu erhalten, ist hoch.

Die Auswirkungen werden auch im Jahr 2021 noch spürbar sein und erfordern erhöhte Aufmerksamheit bei der Umsetzung steuerlichen Verpflichtungen.

Die Wirkungen der Steuersatzsenkung beschränken sich aber nicht nur auf Deutschland. Auch auf Leistungen aus dem Ausland (Einkauf von Waren aus der EU oder Dienstleistungen aus dem Ausland) fällt nationale Umsatzsteuer an, die von den Unternehmen selbst in der korrekten Höhe ermittelt werden muss. Da der gleichzeitig mit der Anmeldung der Umsatzsteuer mögliche Vorsteuerabzug nur in der gesetzlich vorgeschriebenen Höhe zugelassen ist, ist es auch nicht empfehlenswert, aus Vereinfachungsgründen die Anmeldung mit dem falschen (zu hohen) Umsatzsteuersatz vorzunehmen. Leistungen aus dem Ausland betreffen sowohl Geschäftsbeziehungen zu Dritten als auch konzerninterne Leistungsbeziehungen (z.B. Konzernumlagen oder nachträgliche Anpassungen für Verrechnungspreise).

Die Auswirkungen der befristeten Senkung der Umsatzsteuersätze werden auch im Jahr 2021 noch über das erste Quartal hinaus spürbar sein und erfordern erhöhte Aufmerksamkeit bei der Umsetzung der steuerlichen Verpflichtungen. Um zukünftige Betriebsprüfungen möglichst ohne umsatzsteuerliche Beanstandungen für das zweite Halbjahr 2020 zu durchlaufen, ist jetzt der Zeitpunkt, die internen Prozesse zu überprüfen und zu fragen, welche Maßnahmen zur Umsetzung der befristeten Senkung der Umsatzsteuersätze getroffen wurden, u.a.:

  • Wie wird sichergestellt, dass ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen erteilt werden?
  • Wie wird gewährleistet, dass alle Umsätze (Aus- und Eingangsseite) korrekt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung dargestellt werden?
  • Welche Maßnahmen wurden getroffen, um den erhöhten Anforderungen an die Prüfung der Eingangsrechnungen gerecht zu werden?
  • Wurden alle betroffenen Mitarbeiter ausreichend unterrichtet und geschult (auch außerhalb der Finanzabteilung, z.B. Logistik, Vertrieb)?
  • Werden alle unternommenen Schritte konkret und nachvollziehbar dokumentiert (v.a. im Hinblick auf die Umsatzsteuererklärung 2020 und zukünftige Betriebsprüfungen)?
  • Welche Maßnahmen wurden getroffen bzw. sind geplant, um die Erhöhung der Umsatzsteuersätze im Jahr 2021 ordnungsgemäß umzusetzen?

Inga Kruse Senior Manager, Tax & Legal

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