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Aufsichtsrat und Tax CMS – Chance einer effektiven Kontrolle im Bereich des Steuerrechts

Die Dokumentation zu einem Tax Compliance Management System (Tax CMS) kann den Aufsichtsrat bei seiner Aufgabe unterstützen, steuerliche Themen im Unternehmen zu überwachen. Obgleich viele Unternehmen nach eigenen Aussagen bereits über ein Tax CMS verfügen, stellt sich für den Aufsichtsrat die Frage, inwieweit dieses auch effektiv ist und nicht nur die Rolle eines Papiertigers einnimmt; schließlich kann nur ein wirksames Tax CMS die angestrebte Haftungsreduzierung erreichen.

Die Dokumentation zu einem Tax Compliance Management System (Tax CMS) kann den Aufsichtsrat bei seiner Aufgabe unterstützen, steuerliche Themen im Unternehmen zu überwachen. Obgleich viele Unternehmen nach eigenen Aussagen bereits über ein Tax CMS verfügen, stellt sich für den Aufsichtsrat die Frage, inwieweit dieses auch effektiv ist und nicht nur die Rolle eines Papiertigers einnimmt; schließlich kann nur ein wirksames Tax CMS die angestrebte Haftungsreduzierung erreichen.

Während die Leitung des Unternehmens grundsätzlich dem Leitungsorgan (also dem Vorstand beziehungsweise der Geschäftsführung) obliegt, übernimmt der Aufsichtsrat insbesondere die Überwachung der Geschäftsleitung. Gerade im steuerlichen Bereich sind diese Kontroll- und Überwachungsaufgaben jedoch schwer umzusetzen. Dies liegt insbesondere daran, dass viele steuerliche Aufgaben meist nicht nur von der Finanz- oder Steuerabteilung wahrgenommen werden, sondern durch eine Vielzahl anderer Abteilungen (z.B. Personalabteilungen im Bereich der Lohnsteuer; Finanzbuchhaltung), die mehr oder weniger intensiv eingebunden sind und ihrerseits lediglich Fragmente eines steuerlichen Gesamtprozesses übernehmen. Durch die vor allen Dingen technologisch getriebene Verzahnung dieser Fragmente oder Teilprozesse verwischen schnell die Verantwortlichkeiten mit der Folge, dass steuerliche Risiken aufgrund von Zuständigkeits- bzw. Informationslücken entstehen. Beispielsweise verfügen viele Abteilungen über die verschiedensten steuerlich relevanten Daten, die vollständig und zeitgerecht „gebündelt“, bewertet werden und in eine Steuererklärung einfließen müssen.

Einen Überblick darüber, dass das Unternehmen seine steuerlichen Pflichten zutreffend und zeitgerecht erfüllt, kann man sich als Mitglied eines Aufsichtsrates in erster Linie mithilfe einer internen steuerlichen Berichterstattung verschaffen, welche auch die wesentlichen Ergebnisse steuerlicher Betriebsprüfungen sowie Revisionsuntersuchungen zusammenfasst. Darüber hinaus erstellen viele Unternehmen einen Tax-Compliance-Bericht – separat oder als Anlage zu dem allgemeinen Compliance-Bericht.

Sofern das Unternehmen noch nicht über eine etablierte Berichterstattung verfügt, können z.B. die steuerlichen Feststellungen in Betriebsprüfungsberichten selbst Aufschluss darüber geben, welche Sachverhalte im Unternehmen steuerlich falsch behandelt wurden. In einem zweiten Schritt müsste sich der Aufsichtsrat dann vom Vorstand oder von einer von ihm beauftragten Person (z.B. dem Tax Compliance Officer) darlegen lassen, warum es zu den steuerlichen Fehlern kam und auf welche Weise sichergestellt wurde, wie sie in Zukunft verhindert werden. Gerade wenn sich Fehler, die die Prüfungsdienste der Finanverwaltung bereits festgestellt haben, wiederholen, erhebt die Finanzbehörde oft den Vorwurf der (bedingt) vorsätzlich begangenen Steuerhinterziehung und möchte dann häufig u.a. eine Unternehmensgeldbuße nach § 30 OWiG festsetzen.

Einen Überblick, dass steuerliche Pflichten zutreffend und zeitgerecht erfüllt wurden, kann man sich als Aufsichtsrat mithilfe einer internen steuerlichen Berichterstattung verschaffen.

Für den Aufsichtsrat ist es empfehlenswert, eine Dokumentation des Tax CMS anzufordern bzw. auf eine Erstellung hinzuwirken.

Eine umfassendere Sachverhaltsaufnahme findet jedoch im Rahmen von Tax-CMS-Projekten statt, sodass aus Sicht des Aufsichtsrats ein einzelnes „Durchgehen“ von steuerlichen Feststellungen und deren Abhilfe für die Zukunft nicht zwingend notwendig sein muss. Im Rahmen eines solchen Projekts werden diejenigen Unternehmensprozesse dokumentiert, die der Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Unternehmens dienen, zu denen z.B. auch Berichtigungspflichten zählen. Der Prozessdokumentation kommt hierbei eine besondere Rolle zu; zum einen, weil immer mehr Betriebsprüfer diese Dokumentation anfordern und es bei der Finanzverwaltung Irritationen hervorrufen könnte, wenn eine solche nicht vorhanden ist. Zum anderen, weil es die „Verteidigung“ erleichtert, wenn die Finanzverwaltung behauptet, Aufsicht und Organisation im Unternehmen seien nicht geeignet, um das Risiko von steuerlichen Zuwiderhandlungen zu reduzieren und daher Verbandsgeldbußen nach § 30 u.U. i.V.m. § 130 OWiG festsetzen möchte. Die Praxis zeigt, dass diese Verfahren gegen Unternehmen drastisch zugenommen haben und für diese ein hohes finanzielles Risiko darstellen können, da allein der Ahndungsanteil einer Unternehmensgeldbuße bei einer (Steuer-)Straftat einer Leitungsperson oder eines Mitarbeiters bis zu 10 Mio. € betragen kann. Der Abschöpfungsanteil (z.B. ersparte Personalkosten wegen unterbesetzter Steuerabteilung) ist sogar unbeschränkt, weil der gesamte wirtschaftliche Vorteil, den ein Unternehmen im Zusammenhang mit der (Steuer-)Straftat erlangt, abgeschöpft werden soll.

Aus der Perspektive des Aufsichtsrates ist es demnach empfehlenswert, eine Dokumentation des Tax CMS anzufordern bzw. darauf hinzuwirken, dass diese erstellt wird, sofern sie noch nicht vorhanden ist. Ein Tax CMS besteht im Idealfall aus folgenden Komponenten, mit denen sich auch die Mitglieder des Aufsichtsrates einen guten Überblick verschaffen können, wie das Unternehmen bei der Erfüllung der steuerlichen Pflichten „aufgestellt“ ist: Neben einer Tax-CMS-Dokumentation sollten eine Leitlinie für das Tax CMS, eine Steuer-Richtlinie und eine sog. Risiko-Kontroll-Matrix vorhanden sein. Bei der Bewertung dieser Unterlagen sollte insbesondere überprüft werden, ob eine lückenlose Delegationskette vom bzw. bis zum Vorstand hinsichtlich der steuerlichen Pflichten vorhanden ist. Die Delegationskette muss sich sowohl auf die Organisation als auch auf die Kontrolle beziehen und den Anforderungen an eine gehörige Organisation und Aufsicht im Sinne des § 130 OWiG entsprechen. Auch hier sollte bei der Bewertung der vorgenannten Unterlagen z.B. ein Tax Compliance Officer hilfreich zur Seite stehen.

Mitunter verfügen Unternehmen bereits über eine Analyse eines Tax CMS, z.B. über ein Gutachten eines Wirtschaftsprüfers über die Angemessenheit und/oder Wirksamkeit des Tax CMS (IDW PS 980) und/oder ein rechtliches Gutachten zur Erfüllung der Voraussetzungen der gehörigen Aufsicht im Sinne des § 130 OWiG in bestimmten Prozessen (sog. „expert opinion“).

Da Tax-CMS-Projekte oft eine nicht unerhebliche Investition darstellen, sollte sichergestellt sein, dass sie auch tatsächlich dazu dienen, das Unternehmen vor entsprechenden Geldbußen zu bewahren. Dies ist nur möglich, wenn das Tax CMS wirksam ist und die gehörige Organisation und Aufsicht im Sinne von § 130 OWiG dadurch gewährleistet sind. Dies sollte bereits bei Festlegung des Projekt-Scope berücksichtigt werden.

Ein Tax CMS sollte jedoch nicht auf die Rolle als Präventionsinstrument zu möglichen steuerverfahrensrechtlichen Maßnahmen reduziert werden. Neben einer weiteren Funktion als Managementinstrument fällt dem Tax CMS auch die Aufgabe als Dokumentation einer „Good Governance“ im steuerlichen Bereich zu. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung einer nachhaltigen Unternehmenspolitik (Sustainability – ESG), können sich ein Tax CMS und die darin verankerten Grundsätze positiv auf das Gesamtbild der Organisation aus Nachhaltigkeitssicht darstellen. Steuerliche Nachhaltigkeit wird zukünftig verstärkt in ein ESG-Rating eines Unternehmens eingehen, was insbesondere für kapitalmarktorientierte oder Finanzunternehmen interessant sein dürfte.

Sandra Höfer-Grosjean Partnerin Business Integrity & Rechtsanwältin/Steuerberaterin, Deloitte Legal

Volker Radermacher Partner Tax Controversy & Steuerberater, Deloitte Legal

Andreas Kirsch Director Tax Management Consulting & Steuerberater, Deloitte Tax

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